Datenschutzerklärung

Stand: 26. August 2026 · ApaleoPMS GmbH, Torstraße 178, 10115 Berlin

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ApaleoPMS GmbH
Torstraße 178, 10115 Berlin, Deutschland
Vertretungsberechtigte Geschäftsführerin: Anna Schmidt
Telefon: +49 30 40 88 07 20
E-Mail: support@apaleopms.com

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar per E-Mail unter dpo@apaleopms.com oder postalisch unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „z. H. Datenschutzbeauftragter".

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer und Kunden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Software-as-a-Service-Module sowie zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf einer anderen gesetzlich zulässigen Grundlage.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Für Verarbeitungen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

5. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

6. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben: Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, das Betriebssystem des Nutzers, den Internet-Service-Provider des Nutzers, die IP-Adresse des Nutzers (gekürzt und pseudonymisiert), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer), sowie Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden. Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall.

7. Verwendung von Cookies

Wir verwenden auf unserer Website ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für den Warenkorb, Einwilligungs-Cookie für die Cookie-Bannerauswahl). Analyse-Cookies oder Marketing-Cookies werden nicht gesetzt. Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch notwendiger Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

8. Verarbeitung im Rahmen der Modulnutzung

Bei der Bereitstellung unserer SaaS-Module verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Gäste (Reservierungsdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten, ggf. Meldedaten nach BMG) im Auftrag Ihres Hauses (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Grundlage ist der bei Vertragsschluss digital signierte Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihnen als Verantwortlichem und uns als Auftragsverarbeiter. Der Mustervertrag ist unter /dpa einsehbar. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren (Frankfurt und Amsterdam). Ein Transfer in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.

9. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet ausschließlich statt, soweit dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. an unseren Zahlungsdienstleister Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6-50, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande) oder wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten zu kommerziellen Zwecken an Dritte findet nicht statt.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI), Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, mailbox@datenschutz-berlin.de, Telefon +49 30 13889-0.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Empfehlungen des Yield-Management-Moduls sind Vorschläge und werden erst nach Ihrer expliziten Freigabe an die Apaleo API übertragen.

12. Datensicherheit

Wir setzen aktuelle Technische und Organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Verlust, Zerstörung oder Zugriff zu schützen. Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unserer Website erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS 1.3. Daten in unseren Systemen werden verschlüsselt gespeichert (AES-256). Zugriffe unserer Mitarbeitenden erfolgen ausschließlich rollenbasiert und werden protokolliert.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter /datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.